Online-Terminbuchung für Physiotherapie und Praxen: So wählen Sie das richtige System.

Die kurze Antwort

Für die meisten Praxen ist ein spezialisierter Anbieter für Gesundheitsberufe die beste Wahl: Er kennt Abläufe wie Verordnungen, Serien-Termine und Behandlungsräume, und er speichert die Daten in der Schweiz oder der EU. Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern ob das System mit Ihrer Praxissoftware zusammenspielt und für Patienten auf dem Handy einfach ist.

Was eine Online-Terminbuchung Ihrer Praxis bringt

• Weniger Anrufe während der Behandlung und am Morgen
• Termine werden auch abends und am Wochenende gebucht, wenn die Praxis geschlossen ist
• Automatische Bestätigung und Erinnerung per E-Mail oder SMS, dadurch weniger verpasste Termine
• Weniger Abstimmung im Team, weil alle denselben Kalender sehen
• Patientinnen und Patienten, die lieber nicht telefonieren, finden leichter zu Ihnen

Was ein gutes System können muss

Diese Punkte sind für Physiotherapie und Praxen besonders wichtig:

• Planung nach Therapeutin oder Arzt, Behandlungsart und Raum
• Unterschiedliche Termindauern, zum Beispiel Erstbehandlung länger als Folgebehandlung
• Serien-Termine für Behandlungen mit Verordnung
• Steuerung, welche Termine online buchbar sind und welche nur telefonisch
• Puffer und gesperrte Zeiten für Notfälle, Administration und Pausen
• Absagen und Verschieben durch Patienten, mit einer Frist, die Sie festlegen
• Erinnerungen per SMS oder E-Mail
• Eine Buchungsmaske, die auf dem Handy in wenigen Schritten funktioniert

Datenschutz bei der Terminbuchung

Schon ein Termin bei der Physiotherapie oder beim Arzt verrät etwas über die Gesundheit einer Person. Nach dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG) sind Gesundheitsdaten besonders schützenswert. Achten Sie deshalb auf diese Punkte:

• Speicherort der Daten in der Schweiz oder der EU
• Ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit dem Anbieter
• Nur die nötigen Angaben bei der Buchung abfragen, keine ausführliche Krankengeschichte
• Verschlüsselte Übertragung und sichere Logins für Ihr Team
• Ein Hinweis auf die Terminbuchung in Ihrer Datenschutzerklärung

Diese Punkte sind eine Orientierung und ersetzen keine Rechtsberatung.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

• Funktioniert das System mit unserer Praxissoftware, oder pflegen wir zwei Kalender?
• Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung?
• Was kostet das System pro Monat, und kommen Gebühren pro SMS oder pro Buchung dazu?
• Können wir festlegen, welche Termine neue Patienten online buchen dürfen?
• Wie sieht die Buchung für Patienten auf dem Handy aus? Lassen Sie sich das live zeigen.
• Wie kommen wir wieder heraus, und können wir unsere Daten mitnehmen?

Fertiges Tool oder eigene Lösung?

Für die allermeisten Praxen reicht ein bewährtes Tool, das sauber in die Website eingebunden ist. Es ist schneller eingerichtet, wird laufend weiterentwickelt und kennt die Anforderungen von Gesundheitsberufen.

Eine eigene Lösung lohnt sich nur, wenn Ihre Abläufe wirklich speziell sind, zum Beispiel bei Gruppenkursen mit Wartelisten, Kombinationen aus Therapie und Training oder mehreren Standorten mit eigenen Regeln. Ehrlich beraten heisst hier oft: zuerst das passende fertige Tool prüfen.

So gelingt die Einführung

• Klein anfangen: zuerst nur Folgetermine oder eine Behandlungsart online buchbar machen
• Das Team früh einbeziehen und die Regeln gemeinsam festlegen
• Den Buchungsknopf gut sichtbar auf die Website und ins Google-Unternehmensprofil setzen
• Patientinnen und Patienten aktiv darauf hinweisen: an der Theke, auf der Terminkarte, in der Telefonansage
• Nach einigen Wochen prüfen, wie viele Termine online kommen und was angepasst werden muss

Die häufigsten Fehler

• Der Buchungsknopf ist auf der Website versteckt oder öffnet eine unübersichtliche Seite
• Zu viele Fragen bei der Buchung, sodass Patienten abbrechen
• Kalender in der Praxissoftware und im Buchungssystem laufen getrennt, es gibt Doppelbuchungen
• Es sind kaum freie Termine online sichtbar, also rufen doch alle an

Häufige Fragen